Stellenangebot ansehen

Telefonvermittlung (u.a:)

• Entgegennehmen und Verbinden von externen und internen Anrufe
• Erteilen von Auskünften zur Erreichbarkeit von Behörden im In- und Ausland
• Veranlassen erforderlicher Änderungen
• Erteilen von Auskünften zur aktuellen Erreichbarkeit einzelner Sachbearbeiter/-innen

Zentrale Informationssteuerung E-Post

• Entgegennehmen, Bewerten und Steuern eingehender Nachrichten
• Eigenverantwortliches Bewerten der Inhalte im Hinblick auf die verantwortlichen Entscheidungsträger bzw. Sachgebiete unter Zuhilfenahme des Aktenplans
• Selbständiges Zuordnen eines Aktenzeichens gem. Aktenplan und Kennzeichnung der Nachrichten mit dem aktuellen Datum
• Zeitnahes Weiterleiten der Eingänge an die zuständigen Empfänger über entsprechend festgelegte Verteiler unter zu Hilfenahme des IT-Verfahren „Microsoft Outlook“
• Erstellen und Versenden von E-Post Nachrichten nach Vorlage und auf Anforderung behördeninterner Sachbearbeiter
• Recherchefähiges Archivieren aller ein- und ausgehender Nachrichten und Durchführen von Recherchen auf Anfrage

Zentrale Informationssteuerung E-Mail

• Entgegennehmen, Bewerten und Steuern eingehender Nachrichten analog der Bearbeitung E-Post 810

Bürgercenter

• Gewährleistung des ersten Kontaktes von Besuchern mit der Behörde
• Erteilung von Auskünften gegenüber Besuchern der Behörde
• Entgegennahme von Lieferungen an die Behörde
• Weiterleitung von Bürgern an die zuständige Dienststelle
• Erstellen von einfachen Vorgängen (z.B. Fundanzeigen

Bearbeitung der Posteingänge, der Postausgänge sowie Durchführung von  Botengängen innerhalb des Präsidiums

• Sonstige Aufgaben (z.B:)

• Vertretung der Kolleginnen und Kollegen in der Vermittlung und der Poststelle
• Materialbeschaffung (Briefumschläge etc.)

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement

(ehemalige Berufsbezeichnungen: Bürogehilfe/Bürogehilfin, Bürokaufmann/-kauffrau, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Stenosekretär/-in, Büroassistent/-in)